Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выбросить раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье. оказываем профессиональные услуги по хранению, учету, сканированию архивных документов, систематизации документов организации в Москве. Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления.
Сроки хранения документов в организации
Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выбросить раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье. Локальные нормативные акты и кадровые документы. Архивное хранение документов. Сроки хранения документов. Таблица со сроками хранения документов. В соответствии со ст. 23 Налогового кодекса РФ срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 4 года, но в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ указан срок хранения не менее пяти лет после отчетного года.
Новые сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета в 2021 году в организации
Месячная — один год при отсутствии годовой и квартальной — постоянно Статья 269 Отчеты и аналитические таблицы о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации Сводные годовые и годовые — постоянно в других организациях — до минования надобности. Квартальные — пять лет при отсутствии годовой — постоянно. Месячные — один год.
Документы рай- или гороно должны были быть переданы в районный или городской архив, они могли образовать объединенный архивный фонд, в состав которого могли быть включены документы по личному составу подведомственных школ. Но если школа в селе Котово была десятилеткой и самой крупной в районе, то ее архивные документы могли передаваться в районный или городской архив и учитываться там в качестве самостоятельного архивного фонда. Государственные муниципальные архивы определяют и уточняют принадлежность архивных документов к тому или иному фонду в процессе работы с организациями-источниками комплектования, а также в процессе работы с архивными документами ликвидированных организаций. Архив обычно ведет список фондов с указанием хронологических границ названия организаций-фондообразователей , который доступен во входной зоне на доске объявлений и публикуется на официальном сайте архива. Необходимо вспомнить, в каком районе и в какой области находилось село Котово, которое имеет в виду автор вопроса, ведь с 1950 года произошло много изменений в административно-территориальном делении, село могло и не сохранить своего названия например, подмосковное село Котово вошло в черту города Долгопрудный Московской области в 1957 году. Необходимо вспомнить: был ли интересующий вас населенный пункт крупным селом непосредственно районного подчинения или нет; изменялись ли названия района и области, какими были их названия в 1950 году, если сейчас они иные.
В полном наименовании школы могло отразиться географическое название района, в котором она находилась. В тот период существовало много таких наименований, например, «Котовская общеобразовательная средняя или восьмилетняя школа с производственным обучением».
Зарплатный проект На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно.
Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации. Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств. Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты. В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.
Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Прочие первичные документы Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы: трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда; приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада; заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы; приказы на выплату премий и бонусов; листки нетрудоспособности; заявления и приказы на командировки; заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении; прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника.
Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета. Сроки хранения отдельных документов по оплате труда Добрый день! На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке». Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится: Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов: 1. Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника Т-1 или группы сотрудников Т-1а. Срок хранения 75 лет. Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя. Срок хранения 3 года. Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде. Срок хранения 5 лет. Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Заполняется на основании служебного задания форма Т-10а.
Срок хранения 5 лет при долгосрочных зарубежных командировках — 10 лет.
Чем точнее адресован и сформулирован запрос, тем быстрее в архиве будет осуществлен поиск документов, и заявитель скорее получит ответ. Если ничего не известно о районном архиве, в который могли были быть переданы документы организации, то запрос о предоставлении информации необходимо направить в орган управления архивным делом в области или в городе если это был районный центр. Называться эти органы могут по-разному: управление или отдел культуры и архивов, отдел культуры, туризма и архивов, архивное управление или отдел. В крайнем случае запрос можно направить просто в администрацию городского или районного поселения, которая предоставит информацию об архиве архивах , в которые необходимо будет обратиться за получением конкретной архивной справки. Для поиска нужного архива можно еще воспользоваться сайтами: «Архивы России» Федерального архивного агентства www. Запрос на предоставление из архива информации о трудовом стаже и размере заработной платы направляет в архив сам гражданин или по доверенности уполномоченное им лицо. Для удобства обращения в архив в электронном виде на сайтах большинства из них размещается утвержденная электронная форма заявления или даже несколько форм со специфическим составом сведений, которые надо вписать в запросы конкретных типов: имущественный, социально-правового характера, тематический.
Помимо личного обращения и через сайт архива, во многих регионах заявку можно также направить через портал госуслуг, МФЦ, по обычной или электронной почте, а где-то даже продиктовать по телефону.
Повысили штрафы за нарушение правил хранения документации
Документы делят на текущие и архивные. Текущие: уже не в работе, но срок их хранения меньше 10 лет. Их можно хранить в офисе компании: например, в шкафу или сейфе — там, где удобно предпринимателю и управленцам. Архивные документы — те, что больше не используются, но их срок хранения больше 10 лет. Такие документы должны храниться в собственном хранилище или одной из компаний, которая на этом специализируется.
Analytics Analytics Analytical cookies are used to understand how visitors interact with the website. These cookies help provide information on metrics the number of visitors, bounce rate, traffic source, etc.
Advertisement Advertisement Advertisement cookies are used to provide visitors with relevant ads and marketing campaigns. These cookies track visitors across websites and collect information to provide customized ads.
Рассмотрим сроки хранения другой документации: Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке — 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет. Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ — 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате — 75 лет. Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет банковские бумаги, чеки , — 5 лет с условием регулярной ревизии. Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, — год. Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников — 75 лет.
Свидетельства переоценки основных фондов, имущества — на протяжении всего срока деятельности организации. Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, — 10 лет. Акты о передаче прав на недвижимость — на протяжении всего срока работы предприятия. Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет. Порядок хранения документации Хранить бухгалтерские бумаги можно следующими способами: В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. Он предназначен для проведения подробных начислений по всем категориям выплат работникам и служащим, что предусмотрены на предприятии, и отображает все вычеты, что были сделаны из общей начисленной суммы, таким образом, получая так называемую «чистую» зарплату. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости. Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая со всеми данными платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год. Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру. Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости. Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер. Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость. Получая свою заработную плату, сотрудник может с легкостью видеть и подлежащие к выдаче суммы своих коллег, что нарушает принцип конфиденциальности получения заработный платы на предприятии. С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей. На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется. То есть платежная ведомость просто становиться неактуальной и ее не формируют. Каждому документу свой срок хранения Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности.
Документы по заработной плате
Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Заполняется на основании служебного задания форма Т-10а.
Срок хранения 5 лет при долгосрочных зарубежных командировках — 10 лет. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку форма Т-9 и заверяется принимающей стороной. Срок хранения 5 лет при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 лет.
Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет при вредных условиях труда — 75 лет. Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет. Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Глава II.
Основные требования к ведению бухгалтерского учета Бухгалтерская документация и регистрация Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости. Они могут иметь различные сроки хранения: хранение до 10 лет; хранение определенное время после замены новыми нормативными актами и т. Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа.
Для ряда документов установлено иное исчисление сроков. Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель график учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве. Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию.
Общие положения 1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения далее - Перечень подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 293 Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. Перечень включает типовые управленческие архивные документы далее - документы , образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций далее - организаций при осуществлении однотипных общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет. Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения. Подробнее об услуге вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:.
Какие бывают сроки хранения кадровых документов
Срок хранения документов по заработной плате Выдача заработной платы, больничных выплат, премий, отпускных и прочих денежных сумм, что были насчитаны. Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих архивных документов, а также сроки их хранения (Приказ Росархива от 20.12.19 N 236). В 2022 году компании и ИП обязаны соблюдать новые сроки хранения бухгалтерско-налоговых документов: документы, содержание которых связано с начислением и уплатой налогов, хранятся в течения пяти лет вместо прежних четырех лет (пп.8 п.1 ст. 23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ). А вот платёжные ведомости 2023 года придётся хранить как минимум до конца 2029 года — при условии, что в компании ведутся лицевые счета работников. Ведь минимальный срок хранения документов по зарплате — шесть лет.
Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки
при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ). С 27.10.2022 вступили в силу изменения, внесенные в перечень документов, которые образуются в деятельности организаций и ИП. Рассмотрены с учетом корректировок порядок и сроки хранения "первички", регистров бухучета, отчетности, а также документов. С 27.10.2022 вступили в силу изменения, внесенные в перечень документов, которые образуются в деятельности организаций и ИП. Рассмотрены с учетом корректировок порядок и сроки хранения "первички", регистров бухучета, отчетности, а также документов. Отмечается, что снижение сроков хранения, установленных перечнем, запрещается. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности. Срок хранения приказов по охране труда, как таковых, Перечнем не установлен, но по аналогии с иными документами, имеющими аналогичное значение, можно установить, что он составляет не менее 5 лет. Приказы по административно-хозяйственной деятельности: сроки хранения.
Сроки хранения приказов по личному составу: разъясняет эксперт ГИТ
Каждый документ имеет определенные сроки хранения. Эти сроки зависят от вида документа и регулируемых им отношений. Экземпляры договоров, соглашений, платежные документы могут и должны быть представлены как доказательство в суде или надзорном органе. Срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен – в электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). В таблице – сроки хранения основных документов, которые используют в бухгалтерии. Что делать, когда истек срок хранения документов. Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Новые сроки хранения документов для бюджетных и коммерческих компаний утвердил Росархив (приказ от 20.12.2019 №236). Отмечается, что снижение сроков хранения, установленных перечнем, запрещается. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности.